Whistleblowerordning

Morsø Kommune har etableret en whistleblowerordning, som har til formål:

• At øge kommunens, leverandørers og ansatte ved leverandører mulighed for at ytre sig om kritisable forhold i kommunen uden at frygte for negative ansættelsesretlige eller andre konsekvenser.
• At beskytte ansatte hos kommunen og leverandører, samt deres ansatte, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen i god tro, jf. afsnit 2.
• At opdage og forebygge fejl og forsømmelser af samfundsmæssig interesse og derved højne niveauet i kommunens virksomhed.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv.

Ordningen kan anvendes af alle ansatte i Morsø Kommune, kommunens leverandører og ansatte ved leverandører.

For at opnå beskyttelse som whistleblower (som beskrevet under afsnit 6 og 7) forudsættes det, at man er i god tro i forhold til:

1. At oplysningerne er rigtige.
2. At de oplysninger, der indberettes om, falder indenfor ordningen, jf. afsnit 3.

Indberetninger skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold, som er af samfundsmæssig interesse at få afdækket, f.eks.:

• Strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt.
• Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Hvis indberetningen vedrører forhold, som er reguleret af visse EU-retlige regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig. Her vil der kunne indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis:

• Databeskyttelsesregler
• Udbudsregler.

Ordningen omfatterikkeindberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.:

• Andre virksomheders og borgeres forhold.
• Mindre alvorlige HR-forhold, herunder eksempelvis:
• Oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
• Oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.
• Oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. sundhedslovens § 40.

Indberetninger til whistleblowerordningen foretages elektronisk via whistleblower-portalen på det link, som virksomheden har offentliggjort.

Indberetninger kan indleveres på dansk eller på engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for dem, der vurderer indberetningerne:

• Navn, afdeling og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om,
• En beskrivelse af de faktiske omstændigheder, som giver anledning til indberetningen og
• Eventuel dokumentation eller beviser, som underbygger indberetningen.

Indberetningen undersøges indledningsvis af virksomhedens whistlebloweransvarlige, der er udpeget til dette, og som foretager screening af sager, hvorefter den whistlebloweransvarlige kan forkaste henvendelsen eller orienterer den relevante person i virksomhedens ledelse om indberetningen.

Det er også muligt at foretage indberetningen til Datatilsynets whistleblowerordning. Det er valgfrit, hvilken ordning en whistleblower anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Morsø Kommune, og whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at man anvender den interne ordning hos Morsø Kommune.

Ved Datatilsynets whistleblowerordning er det muligt at indberette anonymt.

Vi gør desuden opmærksom på, at Morsø Kommunes whistleblowerordning skal anses som et supplement til andre eksisterende whistleblowerordninger, som eksempelvis de ordninger, som eksisterer ved arbejdstilsynet og socialtilsynet samt eventuelt sektorspecifikke EU-ordninger.

Den Whistlebloweransvarlige orienterer evt. Morsø Kommunes ledelse om indberetningen. Vedrører anmeldelsen den whistlebloweransvarlige eller en person i Morsø Kommunens direktion eller bestyrelse, orienteres en anden relevant, udpeget og upartisk person i kommunen.

Når en indberetning modtages af den whistlebloweransvarlige, er denne forpligtet til at foretage en indledende vurdering af det anmeldte forhold. Morsø Kommune har valgt, at denne indledende screening foretages af Kommunernes Landsforening (KL).

Hvis en indberetning ikke er korrekt eller viser sig at falde udenfor ordningens formål, bliver den straks afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom. Hvis indberetningen er sket anonymt, kan indberetteren modtage besked ved at logge på whistleblower-portalen med brugernavn og adgangskode.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen antages at falde indenfor ordningens formål, kan indberetningen give anledning til en nærmere undersøgelse, videregiver Kommunernes Landsforening indberetningen til Morsø Kommune. Sagen behandles af de whistlebloweransvarlige i Morsø Kommune og kan overgives til eksterne advokat eller partner og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, herunder det ledelsesmedlem eller bestyrelsesmedlem, som der er indberettet om. Sagen slettes i whistleblower-portalen, når det ikke længere er påkrævet at have oplysningerne registreret.

I de tilfælde hvor indberetningen vedrører konkrete personer, kan Morsø Kommune være forpligtet til at give de personer, der er foretaget indberetning om, oplysning om det anmeldte forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan eller skal gives en sådan eventuel meddelelse, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækning af det indberettede forhold, indsamling af bevismateriale eller andre væsentlige forhold.

Der bliver ikke videregivet oplysninger om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom om indberetteren har valgt at oplyse sin identitet. Opmærksomheden henledes dog på, at en indberetter af ikke-anonyme indberetninger risikerer at blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag. Og anonyme indberettere gøres opmærksomme på, at virksomhedens undersøgelse af en indberetning og den efterfølgende behandling af en eventuel sag, kan indebære, at anonymiteten ikke kan opretholdes.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i whistleblower-portalen. Sagen kan ende i retten og den, der er indberettet om kan, afhængigt af sagens karakter, risikere bøde- og fængselsstraf.

Det er vigtigt, at whistleblower-portalen ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro. Hvis en indberetning er indgivet i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv. kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for anmelderen, hvis denne kan identificeres.

Whistleblower kan vælge om vedkommende vil indberette anonymt eller oplyse sin identitet.

Medarbejdere, som er udpeget til at håndtere indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt omkring alle indberetninger.

Oplysninger om whistleblowerens identitet, i de tilfælde hvor indberetningen ikke er anonym, vil ikke blive videregivet til andre end de medarbejdere, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke.

Oplysningerne kan dog videregives, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Whistlebloweren vil da som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Oplysninger om indberetningens indhold kan videregives til andre (f.eks. internt i Morsø Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere whistlebloweren. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Indberetningerne er ikke omfattet af retten til aktindsigt eller indsigt.

Med undtagelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, har kommunalbestyrelsesmedlemmer ret til sagsindsigt i indberetningerne efter kommunestyrelsesloven § 9. De vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at de er underlagt en særlig tavshedspligt.

Whistleblowere vil indenfor 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen. Herudover vil whistlebloweren blive orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest indenfor 3 måneder. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, vil en whistleblower blive orienteret herom. Samtidig vil man modtage vejledning om, hvor man eventuelt kan rette henvendelse i stedet.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, hvormed man som whistleblower ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat sin tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger og ifalder ikke nogen form for ansvar forudsat, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Whistleblowere, dennes familie, partsrepræsentant mv. er beskyttet mod repressalier af enhver art som følge af indberetningen.

Enhver kan orientere whistleblowerordningen, hvis det har haft negative ansættelsesretlige konsekvenser for en ansat ved kommunen, en leverandør eller leverandørs ansat, at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige sanktioner, eller en leveradør eller deres ansatte oplevet negative konsekvenser, som følge af at have indgivet en indberetning, kan vedkommende tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner eller bødestraf.

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og den ansatte udtaler sig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker dermed ikke ansattes ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan en whistleblower dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower.

Dette gælder, hvis:

1. Whistlebloweren allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag indenfor henholdsvis 3 og 6 måneder.
2. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser.
3. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

De personer, som oplysningerne handler om, vil ikke nødvendigvis opnå kendskab til indholdet af indberetningen, eller at der behandles oplysninger om dem. Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses.

Personerne vil aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil.

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at fortage undersøgelser eller afgive oplysninger, er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.